档案网站建设现状及优化策略探究,档案建设标准

(一)数字档案资源缺乏

1.现有的文件资源有单一的内容形式。

档案网站现有档案资源的内容和形式相对单一。通过浏览我国省级档案网站，我们可以发现，一方面，大多数档案网站主要基于政府信息、法律政策、机构职能、规划等信息，大多是现有文件，而与历史、文化、民族、民生、科教等相关的数字档案资源很少。另一方面，档案网站上与音频和视频相关的档案资源很少。当然，这也与综合档案馆的档案资源有关。档案网站数据库建立在档案资源数字化的基础上，需要丰富完善的档案资源。然而，在我国的综合档案中，一是行政事务形成的文件和档案占馆藏的绝大部分，二是党群档案、基础设施档案、会计档案等特殊档案。，而有关经济、文化、民生和地理的档案太少，同时，在音像、照片、电影等特殊载体上的档案数量也太少。非常有限。由此可见，综合档案馆馆藏资源单一、不足是档案网站资源缺乏的主要原因。与综合档案馆的馆藏资源相比，档案馆网站大多向普通文件和部分音像照片文件开放，而其他领域和载体的档案开放程度较低。可以看出，仍有许多档案资源需要数字化和网络化。

2.档案资源缺乏深度处理。

档案网站资源缺乏深度处理主要体现在以下三个方面:一是目录资源多，档案容量少。在线搜索文件网站上的文件显示，搜索结果大多是目录信息。仅用目录信息而没有文件的全文很难满足用户的需求。因此，需要进行深加工以满足使用需求。第二，资源和信息越多，研究成果越少。在浏览档案网站的过程中，可以发现大多数档案网站都有一定的编纂和研究成果。这些编译和研究成果主要是对网站信息资源的挖掘和利用，但这些深加工产品大多更新缓慢且数量较少，表明深加工的程度和深度不够。第三，它应该更简单、更开放、更少组织。档案网站中的大部分档案资源都是按年代简单分类的，没有具体的深度处理，不利于发现用户需要的档案，也不利于档案资源价值的充分发挥。

(二)搜索工具不够完善

当用户进入档案网站粗略浏览主页时，他们会搜索检索工具。因此，检索工具在档案网站建设中极其重要。档案网站的检索工具仍然存在界面访问困难、检索速度慢、检索内容覆盖不到整个网站等问题。还有一些存档网站的检索工具放在网站的角落，使得用户很难及时找到它们。然而，在用户检索过程中，存在模糊检索功能不完善的问题。绝大多数档案网站的检索结果只显示目录，因此在检索中只能检索到档案的标题，因此用户很难检索到所需的信息。另一个问题是，当在互联网上搜索文件时，搜索工具设置的许多搜索关键字需要输入的是专业术语，例如完整的案例号、文档号、标题、负责人、时间等。然而，大多数网站用户是非专业人士，他们中的许多人不理解这些专业术语，这些高度专业化的搜索工具给用户的搜索增加了难度。过度专业化的检索工具以及相关解释、说明或指南的缺乏，使得用户难以使用检索工具，进一步表明我国档案网站的检索工具需要进一步完善。

(三)与公众互动少

通过对档案网站的调查可以看出，大多数档案网站很少与公众沟通，一些省级网站甚至不具备咨询和沟通的功能。许多其他档案网站需要注册才能留下咨询信息，而许多网站通过电子邮件进行交流，这极大地影响了公众获取需求的及时性。在无需注册就可以直接在线交流的档案网站中，仍有许多网站没有认真回答公众的问题。他们中的许多人只留下一条信息，说明什么时候去图书馆，或者只说明档案馆的工作时间。此外，回复信息之间的时间差超过一周，这是低效的。

(四)缺乏图书馆间合作

大多数档案网站都有到下属城市、县和其他机构档案的链接。它们的目的是方便用户查询，实现资源共享。然而，事实上，许多这种联系是无法打开的，它们的根本目的也没有实现。此外，档案之间几乎没有联系，这表明档案之间缺乏合作和交流。

(一)丰富网站资源的内容

丰富档案网站资源的内容是数字档案资源建设的基础和关键。为了丰富网站档案资源，应做好以下两件事:一是丰富档案的数量和类型，注重收集特色档案和民生档案。每个博物馆都收集有关当地历史、人文、地理、风俗、活动的特色文件，以及其他特殊载体文件，如音像、照片、视频等，有利于馆藏特色资源的建设。它不仅能进一步提高数字文件资源，还能吸引公众浏览和利用，形成收藏特色。另一方面，民生档案包括医疗、婚姻、养老、生育、生育和房地产。这些档案都关系到公众的切身利益。因此，有必要重视和拓宽收集渠道，以丰富数字化档案资源，实现档案网站和综合档案数字化档案资源的建设。第二，建立一个专门的数据库。通过对数字档案资源进行分类和整合，建立专题数据库，用户将不再局限于简单的目录检索，能够更快、更好地满足需求，提高效率。

(二)增强网站的搜索功能

如果检索工具不完善，检索能力差，无论数字档案资源多么丰富和全面，公众也无法使用，因为很难检索到。因此，为了增强网站的检索功能，首先要选择合适的应用软件，加强技术保证系统的正常稳定。其次，搜索工具应该放在网站的显眼位置，以方便公众使用。此外，我们可以借鉴国外的方法，首先将检索对象分为研究者和普通用户，然后根据不同的检索对象提供不同的检索方法和不同程度的数字档案资源。同时，设置检索工具的详细使用说明，将它们放在检索工具旁边进行解释和介绍，并解释专业术语，如整个氏族的编号、头衔、负责人等。，以便于公众检索和利用。

(3)增加与公众的互动

让公众更容易获得所需的文件信息是建设文件网站的根本目的和任务，增加与公众的互动可以更好地实现其目的。我们应该通过以下几个方面增加与公众的互动:第一，完善制度，加快对公众问题的应对，使应对的内容有意义，真正解决问题，给予帮助。第二，需要提问和咨询的市民将不再获准登记，以便市民可以直接留言和咨询。第三，它不再局限于网站本身或电子邮件，而是应该与时俱进，通过使用能够及时在线交流的QQ、微信、微博、短信等方式与公众沟通。第四，可以根据用户的实际情况和需要提供服务，例如，可以向不同地方的用户提供邮政或邮件服务，而与档案有关的研究人员可以提供比一般公众更详细的信息，或者为档案的检索和利用提供更大的空间。第五，提供订阅服务，使用户能够及时了解档案和档案网站的最新发展和资源更新，吸引用户更多关注档案网站。

(4)加强图书馆之间的合作与交流

加强馆际合作也应成为完善综合档案馆数字档案资源建设的一部分。根据我国省级档案网站之间的沟通现状，首先要提高和保证各档案网站网站链接的真实性和可用性，保证链接的有效性，方便公众查询和利用。如果没有链接网站，我们应该建立相关的档案网络集群，让公众可以通过链接直接进入其他网站进行查询和检索，方便公众最大限度地利用数字档案资源，减少资源浪费。其次，综合档案馆应在业务交流的基础上开展更多的合作，如交流展览档案资源、联合合作档案资源建设项目等。加强馆际活动有利于档案资源的整合。它可以将各种档案网站连接成一个网络和集群，有利于综合档案馆数字档案资源建设的进一步实现。

参考

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[2]。陈中海。2000-2009年国内档案网站建设研究综述[。档案管理，2009.5

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