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23633字硕士毕业论文吉林省机关电子档案收发管理探析

论文类型:硕士毕业论文
论文字数:23633字
论点:档案,电子,移交
论文概述:

本文是人力资源管理论文,本文围绕当前吉林省直机关电子档案移交与接收过程中管理上出现的问题,与当前吉林省经济社会发展形势存在的诸多不适应的实际情况.

论文正文:

一、电子文件收发管理的基本概念和原则

(一)基本原则

1.完整性原则

在电子文件传输和接收的全过程中,必须保证电子文件信息的完整性、电子文件的完整要素、完整内容、背景信息和元数据。在保证数据信息完整性的同时,还需要检查电子文件存储介质的完整性,完成外部信息的传送和接收程序,填写电子文件传送和接收登记表以及电子文件传送表中的数据信息,并在传送和接收电子文件的过程中保证内部数据和外部介质的完整性。

2.有效性原则

随着计算机技术的飞速发展,计算机设备和辅助存储介质的淘汰率也在加快。因此,在关注电子文件完整性的同时,也应确保电子文件的有效性。电子文件的有效性不仅是单方面的可读性,而且是基于数据可读性的数据兼容性和格式通用性。应定期检查和更换存储电子文件的介质,以确保电子文件的长期有效性。

3.准确性原则

只有当电子文件的信息准确时,它们才能发挥最大的作用。因此,电子文件数据的准确性对其自身价值尤为重要。电子文件的准确性检查过程包括每个归档单元对其电子文件数据的初始检查。有条件的单位可以重新检查。检查内容包括电子目录数据内容的准确性、电子文件数据的准确性、电子目录与电子文件数据一一对应的准确性。各备案单位在核对无误后,应移交接收单位进行复核和终检。通过对电子文件数据的逐层检查,保证了电子文件的准确性。

4.安全原则

电子档案数据的安全一直是档案工作的重中之重。近年来,随着计算机技术的进步,计算机技术为档案的使用提供了便利,同时也提高了安全风险。电子档案的安全包括两个方面。一是电子档案数据的安全性。一系列计算机软硬件技术被用来为不同安全级别的电子档案设置不同的安全保护措施,从而保证电子档案的保密性和机密性。二是电子文件存储介质的安全性。在完善电子文件外部辅助安全设备的同时,采取了一系列严格的安全管理制度来限制文件人员,从人员和设备两方面保证电子文件的安全。

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(二)吉林省机关电子档案移交接收管理发展历程

吉林省电子档案管理的发展过程大致可分为起步、快速推进和系统发展三个阶段。

1.原始期

吉林省的电子档案工作最早出现在白城市。当时,白城市档案馆牵头制定了《白城市机关电子文件管理暂行办法》。12.快速发展阶段。虽然这种方法在今天似乎有很多不足,但当时白城市《办法》的出台,为吉林省今后电子档案工作的全面发展和快速推进提供了很大帮助。经过几年的准备,吉林省于2002年颁布了纸质文件与电子文件匹配管理的相关规定。吉林省档案局先后于2004年发布了《电子政务建设中事业单位电子文件归档管理暂行办法》,2006年发布了《吉林省归档电子文件移交接收办法(试行)》。这两项措施的出台也标志着吉林省电子文件的传送和接收进入了依法行政的阶段。

2.快进阶段

《电子政务建设中机关电子文件归档管理暂行办法》和《吉林省电子文件归档交接办法(试行)》出台后,吉林省电子档案管理经历了几年的停滞期,电子档案管理没有实质性进展。直到2013年,在吉林省档案局转发国家档案局通知后,吉林省档案局(博物馆)多次提出申请。经省编办批准,同年11月成立吉林省档案局电子档案管理处,负责全省电子档案管理的宏观管理和省级单位电子档案的接收。至此,吉林省电子档案管理已进入快速推进时期。

3.系统开发阶段

吉林省档案局电子档案管理处成立以来,全省电子档案管理工作只有专门的办公室进行管理和协调。2014年,吉林省档案局对省级单位进行了调查。调查结果表明,吉林省机关办公自动化系统和档案信息化水平普遍不高。在接受调查的90个省级机关中,63%没有办公自动化系统,82%没有文件管理系统,90%没有进行电子文件分类。结合这一现实,经过深入研究,吉林省档案局制定了吉林省机关单位电子档案移交接收工作“全面启动、梯队推进、典型示范”的工作思路。

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二、吉林省机关电子档案收发管理的发展历程和现状

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(一)吉林省机关电子文件收发管理现状

1.数据

由于吉林省开展电子文件传输接收工作才两年多,2014年采用试点单位接收的方式,选择9个试点单位开展文件电子文件传输接收工作。截至2014年底,吉林省档案局电子文件管理处共收到9个试点单位的5755份文件电子文件,数据量为47GB。2014年是吉林省政府部门和单位电子文件传递和接收工作的第一年。经过一年多的实践,吉林省档案局电子档案管理处总结了管理经验,改进了管理方法,明确了管理思路。在此基础上,2015年吉林省档案局电子档案管理部门全面开展了省级机关和单位公文电子档案的收发工作。截至2015年底,吉林省省级机关和单位电子档案96份通过审查验收,进入42个单位,共计15,239份,总数据量125.6GB,比上年增加8,484份。总数据量增加了78.6GB,目前仍有部分省级单位正在整理或提交电子文件传输申请进行受理。根据以上统计,吉林省档案局电子档案管理处预计2016年接收60多个单位,总数据量增加30%。

2.管理

由于领导对电子档案工作的理解不同、基础条件不同、传统档案数量不同、资金和人员投入程度不同、发展时间不同、推进速度不同等因素,省级单位电子档案工作的进展也不同。吉林省档案局电子档案管理部门及时调整管理模式,根据不同单位的不同情况采取有针对性的管理,年底对电子档案基础好的单位进行表彰,评为电子档案工作先进单位,定期组织省级机构参观学习先进单位,通过学习先进单位的管理经验,相互交流意见,促进省级机构共同进步。对于一些积极性高但基础条件差的省级部门和单位,通过与单位领导沟通协调,可以解决设备和人员问题。同时,可以提供现场服务和现场指导,做好电子档案的前期准备工作。随后,可以采取集中培训、参观考察、现场操作等方式培养本单位电子档案工作的专业人才。有了电子档案工作的专业人才,自己的电子档案工作自然会走向正确的轨道。对于一些积极性不高、基础薄弱的省级部门和单位,我们采取与领导沟通协调的方式,说明电子档案工作的重要性,让领导对电子档案工作有一个新的认识,从而重新审视和重视电子档案工作,自上而下推动本单位电子档案工作的发展,并为员工组织定期的业务培训,使工作一旦开始,业务人员能够及时适应工作流程,而不影响工作进度。对极少数负面和冲突的省级单位,采取年终通报批评,增强开展电子档案工作的紧迫感。

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(2)吉林省机关电子文件收发管理中存在的问题

吉林省电子档案工作始于2013年,由省级专门机构和办事机构系统管理。随着吉林省档案局电子档案管理处的成立,电子档案的移交和接收管理也进入全面实施阶段。由于电子档案管理与传统纸质档案管理在许多方面的差异以及传统观念的影响,电子档案管理面临许多问题,主要表现在以下四个方面:

1.管理体系标准不严

近年来,吉林省档案局也根据国家档案局制定发布的电子档案管理标准和标准体系,发布了一些管理标准和标准体系。但是,缺乏系统完整的制度建设。系统结构有空白色区域,缺乏完整性。有些标准和规则针对单一类型的电子档案,缺乏全面的指导意义,也缺乏详细的规范。有些制度缺乏详细的实施规则,导致各备案单位各行其是,甚至有些单位严重偏离了规定和标准。目前,吉林省档案局主要以文件电子档案为主。它对其他类别和其他形式的电子档案知之甚少,导致缺乏相关的电子档案管理系统,管理系统更加不可能。

2.对档案工作重视不够

虽然吉林省电子档案的移交和接收工作已全面展开两年多,但仍有一些省级部门和单位尚未开始这项工作,部分原因是相关管理人员。它可以分为两个方面。

(1)领导力

首先,一些省级领导对档案工作的边缘化是电子档案工作滞后的重要原因。他们认为档案工作不如其他工作重要,可以先放在一边。其次,一些省级领导对电子文件的传递和接收还不够了解,仍然处于传统纸质文件的存储和利用阶段。有些人甚至认为“整理文件和锁门”是管理文件的一个重要部分。最后,一些省级领导缺乏电子技术知识也是电子档案工作发展滞后的原因之一。一些领导习惯了传统的工作模式,对纸质档案的使用,以及对电子档案的抵制。上述三个原因导致领导层轻视电子档案的移交和接收。

(2)业务人员

首先,一些省级部门和单位专职档案员普遍年龄较大,对传统纸质档案工作模式依赖较大,不愿改变工作模式,导致电子档案收发停滞不前。其次,专职档案人员对电子档案的一些基本概念和常识认识模糊,不能及时掌握最新的相关知识,导致电子档案收发工作发展不正确。第三,一些省级部门和单位缺乏专职档案员,利用兼职档案员管理电子档案。然而,兼职档案员的更换频率相对较高。一些省级部门和单位甚至一年更换几次兼职档案员。兼职档案员通常在正式开始电子档案整理工作之前就被调离岗位。这导致了电子档案工作的间歇状态。省级部门和单位档案人员缺乏培训也是拖延电子档案工作整体进程的因素之一。

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Iii .吉林省机关电子文件收发管理中存在的问题及原因分析18

(一)吉林省机关移交和接收电子文件管理存在的问题……18

(2)吉林省机关电子文件收发管理存在问题的原因分析20

四、国内外电子档案移交接收管理工作的现状和经验……22

(一)国内电子档案移交接收管理的现状和经验……22

(2)借鉴国外电子档案移交接收管理的现状和经验……26

五、吉林省机关电子文件传输接收管理对策.......30

(一)完善标准体系建设……30

(二)加强宣传和培训工作……30

五、吉林省机关电子档案移交接收管理对策

针对吉林省机关电子档案收发管理中存在的问题,借鉴国内外电子档案管理的先进经验,结合吉林省机关电子档案管理的实际情况,从四个方面提出了规范吉林省机关电子档案收发管理的对策,以期科学有效地促进吉林省机关电子档案工作有序发展,为吉林省机关各项工作提供有效帮助。

(一)完善标准体系建设

1.加强学习,弥补短板

在加强国家档案局电子档案工作相关文件研究的同时,要借鉴电子档案工作较好的省市档案馆的先进管理经验,加强规章制度的建立和完善,通过调查借鉴先进档案电子档案移交接收管理的丰富经验,弥补我们自身制度建设空和电子档案移交接收管理单一手段的不足。

2.细化标准,严格执行质量

与此同时,我们不断总结自身工作实践中的经验,制定更详细、更实用的规则和方法,以满足不同类型和类别电子档案数据的传递和接收需求。在完善工作体系的过程中,我们将继续加强对省级部门和单位电子档案业务的指导,提高省级部门和单位电子档案的移交和接收标准,提高省级部门和单位移交电子档案初检和复检的抽检率,不合格的电子档案在报送前进行整改。

电子文件的传递和接收是一项多部门联合协作的工作。因此,建立科学合理的责任管理机制是电子文件顺利传递和接收的制度保障。详细的责任管理机制是提高电子文件传输和接收效率的有效手段。电子文件的传送和接收通过合理的责任分工进行规划和制度化。通过建立详细、严格的组织管理机制,明确了移交前备案单位需要做什么准备,移交过程中要注意什么,移交后要保留什么。接收组织在接收前需要准备什么,接收过程中应注意什么,接收后应保持什么?通过一系列制度化的管理和程序化的管理,达到了降低工作成本、减少工作人员工作量、提高电子文件收发工作效率、提高电子文件数据准确性和安全性的目的。\\u\\u\\u\\u\\u\\u\\u\\u\\u。

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结论

吉林省机关电子文件的传递和接收正处于全面推进阶段。科学、有序、规范、高效地管理电子文件的收发全过程,是确保高质量完成电子文件收发的必然要求。这也是新形势下吉林省电子文件管理面临的新挑战。电子文件的传送和接收不是一个简单的过程。这是一个系统工程,需要系统的政策支持、完善的管理体系、先进的管理理念、精心的管理体系、专业的管理人员、充足的管理资金、先进的计算机技术和完整的网络架构。为满足上述条件,需要一个长期的过程,相关政策自上而下的实施,系统概念的不断修订和完善,吉林省档案局、上级部门和各归档单位的联合合作,专业人才,资金的不断供给,计算机专业团队对档案软件的不断研发,社会各界对电子档案工作的认可和支持。只有通过各界的共同努力,吉林省的电子档案移交接收工作才能迈上一个新的台阶。

当然,现阶段吉林省电子档案的发展还存在许多问题。立足现状,着眼长远,可以认清吉林省与国家和其他先进省市在电子档案工作中的差距,及时发现不足,找出短板。通过不断的学习研究,结合吉林省的实际情况,因地制宜地制定适合吉林省的电子档案发展规划,逐步缩小与先进省市在电子档案工作上的差距。在缩小差距的同时,科学规划长远目标是我国电子档案发展的关键,形成统一规范的电子档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系,实现吉林省电子档案全网智能化服务一直是我们的目标。

在未来的数字时代,电子档案如何有效地融入数字网络,发挥其最大的作用,已经成为档案工作者的新课题。

参考文献(省略)