大学政府采购内控现状分析,政府采购管理内部控制体系

BY大学成立于1958年7月。它现在是一所省级普通医学院。它是首批有权授予学士和硕士学位的高等院校之一。它现在是教育部的研究生免试大学。这是全国第一个将专业学位教育与医学硕士住院医师规范化培训相结合的试点单位。学校是第一批国家优秀博士教育培养计划试点高校，第一批国家大学生创新创业培养计划试点高校，第一批省级高校综合改革试点单位。

目前，学校拥有教职工6000余人(含附属医院医务人员)，其中高级职称专业技术人员862人，教授、副教授425人，博士学位教师182人。

这所学校现在有13，100名全日制本科生和近1，000名研究生。以医学、科学、工程和管理四个学科为核心，协调发展。有24个本科专业，如麻醉、口腔医学和临床。基础医学、医学技术和药学六个一级硕士学位授权点，临床医学、护理和药学五个硕士学位授权类别，29个两个学科授权点。

此外，学校现在有2所附属医院、13所非附属医院和170多所教学医院、实习医院和实习基地。

作为一所省属高校，BY大学政府采购具有采购范围广、项目多、专用设备比例大、采购量大、突发性小的特点。随着学校规模的不断扩大，学校政府采购规模也在逐年增加。2017年政府采购规模将达到4500万元，2018年迄今发布的采购计划已超过5000万元，其中商品采购涵盖台式电脑、便携式电脑、打印复印设备等通用设备和高端医学科研设备。服务包括汽车租赁服务、物业安全服务、设备运营和维护服务等。工程类别包括学校的翻新、学校消防系统的设计和翻新以及学校建筑的建造和翻新。

目前，BY大学的政府采购工作由大学财务部门和国有资产管理部门共同实施。财务部下属的财务部负责年初采购计划和预算的编制。国有资产监督管理部门所属综合司负责采购项目的具体实施，包括采购需求参数汇总、采购文件的初步编制、采购方式的确定、委托相关采购机构进行采购、合同签订、验收组织、招标过程中对查询和投诉的持续响应、采购文件的整理和存储。(图3-1)。

鉴于政府采购规模不断扩大，我校国有资产系采取了以下措施做好学校采购工作。

首先，强调集中采购目录和以办公文件形式编制政府采购预算的重要性。凡应纳入政府采购集中采购目录且采购限额以上的项目，均应纳入政府采购范围并进行编制。

其次，应进一步确定预算和计划的严肃性。积极配合财务部门，将预算编制、需求申报和固定资产管理有机结合，提前计划，合理论证，择优录取。加强对政府采购预算和政府采购计划的严格控制，建立在“无预算、无采购”的基础上；没有计划，就没有购买”的概念。

第三，加强与用户部门、机构和供应商的沟通与合作。国有资产采购部门不仅是采购行为的执行者和管理者，而且应该是连接所有采购方的桥梁和纽带。它应积极联系所有部门，解释和回答有关采购需求和招标过程本身的问题和投诉。

最后，强化国有资产采购部门的咨询服务职能。政府采购经理每年都被安排参加财政部、财政部、教育部等组织的业务培训课程。，确保我国政府采购从业人员能够随时了解和掌握采购政策的最新变化，与时俱进，并取得了良好的效果。我们将利用展板、部门网站、服务手册、微信和QQ等媒体手段，积极向学校各职能部门宣传政府采购流程和制度。参加并成立采购业务讨论组，加强业务交流和沟通，使各部门熟悉采购业务的相关程序和管理方法，更好地完成学校的采购计划。

BY大学在预算和规划方面有四个主要问题:

1、组织岗位设置不合理。根据学校文件，由高校物资和服务2万元以上、工程项目5万元以上的项目由学校采购部门统一安排采购。BY大学的采购业务由财政部和国有资产监督管理部综合司共同完成。但是，财务部没有专门负责编制政府采购预算的人员。国有资产监督管理部门作为采购执行者，只根据最终采购预算确定采购计划。这两个部门很难参与该部门提交的采购预算和年度政府采购预算的编制过程。这两个部门在采购项目启动过程中缺乏沟通。学校缺乏独立的招标采购管理部门来协调采购项目的设立。同时，缺乏编制采购预算和采购计划的特别员额。预算审查与各部门和项目负责人沟通不畅。因此，用户部门通常对预算审查一无所知。向国有资产部门报告采购需求参数时，经常出现漏报和多报，严重降低了采购效率。

2.采购预算和规划不科学、不精确。主要表现为:(1)采购预算只包括采购金额，没有项目，没有根据集中采购目录和采购项目进行细化。预算只是一个大蛋糕，“有数量，没有项目”；(2)采购项目的预算金额是在没有进行市场调查的情况下确定的，项目是秘密进行的。以2017年BY大学高层次人才引进配套科研设备项目为例。该项目的预算金额为185万元。然而，2010年上海的一家特种设备经销商引用了预算所依据的设备参数和价格标准，导致严重失真和低预算。该项目最终经过三轮招标，只有在货物数量减少后，采购才得以完成。(3)预算编制过程中各职能部门之间缺乏沟通，特别是一般办公设备的采购。由于国有资产监督管理部门设备管理部门与各职能部门沟通不畅，各申报单位不知道本部门通用设备的配置标准和配置数量，经常发生采购项目超标准申报和超申报的情况。(4)申报部门缺乏前瞻性预算，对省级财政要求的二至三年滚动预算认识不足，导致学校预算外经常出现意外采购项目，给学校预算管理带来很大负担。

3.采购要求的制定缺乏严格的科学论证和审查。BY大学作为一所省级医科大学，不同于行政机关和其他机构。由于教学和科研的需要，大学经常需要购买大量高价值的专用设备。负责教学设备集中管理的教务办公室和负责科研设备集中管理的科研办公室，在进行需求论证时，精简为纸张并办理手续。2017年，学校动物中心购买了进口高压灭菌器。在供应和安装高压灭菌器时，供应商发现指定的安装地点没有安装条件，在安装继续之前，需要用水和电对房屋进行翻新。因此，该资产闲置一年以上，造成国有资产严重浪费。此外，许多部门在提供采购要求时缺乏审查机制。2018年，学校外墙维修工程项目清单和控制价存在严重遗漏。由于缺乏主要材料的使用和价格，导致无法建造该项目，这一问题通过仲裁程序得以解决。最后，采购要求的汇编含糊不清。一些部门正试图为一些单位“量身定做”采购要求，这是因为它们的私人利益，或者是因为管理人员的专业水平不足，采购项目的技术参数编制水平低，难以反映采购方对采购目标的核心要求，或者是一些参数被“认真设计”。项目设立部在参数中增加了大量定向和歧视性条款，并试图为一些单位\"量身定做\"采购要求，从而直接导致采购机构退回采购要求而无法采购。与此同时，这也严重破坏了招标和采购中的公开竞争原则，导致潜在供应商提出许多投诉和询问。

4、我国政府采购法明确规定“政府采购应当购买国内商品、项目和服务。但是，下列情况除外:“1 .需要购买的货物、项目和服务在中国境内无法获得或者在合理的商业条件下无法获得的；2.在中国境外购买使用；3.其他法律、行政法规另有规定的。“然而，在实际操作中，大多数一线教学单位对此认识不足。

许多部门申报的科研教学设备的进口未得到证明，或者采购启动阶段采购的产品是进口产品的事实被隐瞒，导致采购组织部门未能向上级主管部门提交审批申请，导致采购项目时有发生。

BY大学在采购执行中存在的问题主要是采购方式的选择过于随意:(1)避免公开招标。对于许多项目，考虑到公开招标方式，项目启动部在招标文件网上发布最多20天时，出于时间紧迫和本部门教学的迫切需要，要求采购采用非公开招标方式。这种情况尤其严重，因为高校的工作安排基本上是按学期计算的，这不同于一般预算年度。此外，对于一些需要详细审查采购要求的项目，还需要竞争性谈判和其他非公开招标采购方法，以便赶上时间。此外，技术参数的编制水平相对较低，导致对招标项目审查不足，采购结果难以满足采购方的要求。(2)单一来源项目比例过大。出于自私的原因，一些部门拒绝为一些应该而且可以完全竞争的项目招标，并出于各种原因要求单一来源采购。这主要发生在特殊设备和维和软件系统的采购中。(3)在秘密仓库进行非法采购。由于我省有12种通用办公设备需要通过财务整合系统从省级商场采购，且这种采购方式下采购的设备项目受调拨限额的限制，一些部门和个人以科研或教学用途为由，将商场应采购的通用办公设备纳入科研教学设备的招标采购要求，以满足本部门的使用需求。在学校的固定资产清查中，大量办公设备被发现超标、超定额、超调拨的主要来源就是这种非法采购申报方式。这不仅导致了财政资金使用效率的下降，也造成了国有资产的严重浪费。

此外，一些分散采购项目信息没有及时发布。采购执行部门通常在数月甚至半年内打包并发布采购公告和其他信息。公告信息不完整，公告平台不权威。大多数情况下，它只在学校网站上发布，这违反了采购信息披露的相关规范。

高校财务部门在处理政府采购项目支付时的主要问题是重复审批造成的低效率。作为一个逐步提交、论证和批准的政府采购计划，每个项目从立项到实施都经过了学校党委的批准，以学校党委的会议纪要为辅助材料。但是，验收完成后，学校财务部门的会计部门仍然要求付款必须经过资产管理部门、部门部门和学校领导的签字认可，这造成了行政资源的大量浪费，不利于学校年度采购预算的有效实施。

这一环节的问题和矛盾基本上集中在学校国有资产综合部(采购执行部)和各职能部门(采购需求部)之间。购买完成后，所有合同将由学校国有资产监督管理部门综合司审核签署。因此，政府采购的组织者缺乏会签合同的程序，用户部门只是被动地等待中标的供应商来提供服务，对其他信息往往一无所知。第二，许多用户部门认为，由于国有资产采购部门是签订合同的部门，所有与采购项目有关的查询和投诉以及所有绩效监督和支付义务都应属于国有资产采购部门，导致国有资产政府采购经理管理招标和签订合同。合同的执行和付款的接受都应受到控制。或者一些部门，在供应商开始供货和安装后，将不再与国有资产部门有任何沟通。此外，他们还会直接与供应商签订“合同协议”，篡改招标文件的内容，给学校的国有资产管理部门和纪检监察部门带来很大风险。

由高校国有资产部门政府采购档案管理缺乏人员管理，由高校国有资产部门综合部门没有专职档案管理人员，负责档案管理的人员和负责采购需求汇总、组织实施采购活动的人员相同，签订合同的是同一人。招标文件、合同、验收报告等重要采购文件只能在采购项目基本完成的年底进行整理。文件管理只存在于名称中。它基本上只包括文件，不包括管理。档案的借阅和移交没有相关的制度控制。那些需要借档案的人可以用他们自己手写的借据来借。丢失档案有很大的隐患。

作为一所兼具教学和科研功能的大学，与其他企业组织不同，其采购制度的建立和完善通常没有太多的主观能动性。它随着上级的变化而变化，并随着上级政策的变化而变化。它具有被动性和滞后性的特点。这些特点也不可避免地导致高校政府采购内部控制制度往往跟不上采购业务的快速扩张。其次，由于对高校政府采购的实践和制度缺乏研究和交流，尤其是高等院校，作为一所医学院校，缺乏行政管理方面的人才和经验。在政府采购中，它比内部控制系统更容易获得批准。有些管理规则基本上是从上级机关的规章和文件中抄来的，“只是框架，不填”。

此外，目前BY大学的内部采购控制制度仍然分散。主要依据各部门根据自身工作内容制定的内部控制规则，难以在学校层面形成内部政府采购管理控制体系。他们大多根据采购法律法规的规定对政府采购管理提出了一些要求。他们很难管理不同情况下的实际业务，而且往往流于形式。

此外，学校招标采购业务机构设置简单，人员少，人均岗位多，无人上岗。这种现象很严重。很多时候，上级的内部制度被复制。因此，BY大学的内部控制系统相当白空。

由于各级学校领导长期不重视内部控制建设，或将内部控制与简单审批混为一谈，他们对政府采购的内部控制制度了解不够，对过去的行政管理经验仍然了解。从政府采购的角度来看，主要表现在以下几个方面:(1)一些领导认为所谓的内部控制就是多签一个字，多盖一章。字数越多，章节越多，内部控制就越严格。(2)许多用户部门负责人认为，只要与供应商协商一致，招标文件和合同就可以修改。(3)、许多部门工作人员和领导认为，只要部门资金下有资金，他们就可以用来采购。预算仅用于资金，不包括项目和采购项目。(4)、有一些部门认为，内部控制是为了避免这属于自己的责任，把一些集中采购目录，或者低于限额的项目强行纳入集中采购预算，一些按二级部门规定采购的商品、服务和项目也经常需要招标，不愿自行采购，以逃避责任。

由高校政府采购项目的业务流程，往往涉及以下部门:国有资产管理部门(招标采购部门)、项目(使用)部门(主要包括部门和其他职能部门)、设备、服务项目集中管理部门、后勤基础设施管理部门(学校基础设施、维修、更新和拆除项目，其中一些由教学部项目实验室、教室更新和扩建项目，归后勤基础设施管理部门)、财务部。然而，显然，我国高校这些部门之间仍然存在职责分工不清、管理范围重叠、问责机制缺失等问题，导致了时不时的推诿责任现象。以某高校生命科学博物馆改扩建项目为例，项目采购范围除标本和设备外，还包括中央空和谐通风系统的建设。学院向学校后勤基础设施管理部门报告。基础设施部称，\"中央空和谐通风系统是一个基于设备的采购项目，不是一个基础设施项目\"。因此，该项目在学校预算年度未被批准为基础设施改造项目，随后通过项目招标完成。供应商进入施工现场后，物流基础设施部门以同样的理由拒绝签署项目验收报告，导致中央空通风系统安装结果的协调，作为生命科学博物馆改建和扩建的重要组成部分之一。水、电、消防安全检查不能一直进行，严重延误了项目的完成，影响了当年政府采购的实施进度。

此外，一些用户部门认为“采购是采购部门的业务”，对采购过程管理充耳不闻。他们既不愿意对参数负责，也不愿意对业绩管理负责，他们与采购执行部门相互推诿，“会提出要求，害怕承担责任”。一旦出现问题，他们将立即置身事外。从学校层面来看，造成这一现象的主要原因是缺乏一套完善的责任落实制度。在采购业务的实施过程中，各个环节的责任主体不明确，采购工作本身固有的敏感性也加剧了这种低效搪塞行为的发生。