当前位置: > 计划 > 企业采购与付款内部控制的实践分析,采购支付周期内部控制分析

企业采购与付款内部控制的实践分析,采购支付周期内部控制分析

企业采购与付款内部控制的实践分析

采购支付周期内部控制分析报告(1)需求计划和采购计划的编制采购从计划(或预算)开始,包括需求计划和采购计划。在业务实践中,需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划。在采购部根据需求计划对现有库存材料进行分类、汇总和平衡后,采购部将对采购计划进行统筹安排并遵守规定。

采购与付款业务内部控制制度包括哪些要点?

采购支付业务内部控制系统可以从预控制、过程控制和后控制三个方面进行分析和设计 为了规范采购和支付行为,防止采购和支付过程中的错误和欺诈,确保企业采购能够在满足生产和销售的前提下设计采购和支付的内部控制体系,流程如下:1 .采购支付周期的事前控制、内部控制要点:(1)需求计划和采购计划的编制;(2)请购单;(3)供应商的选择;(4)采购价格的确定;(5)订立框架协议或采购合同;(6)供应过程管理(7)验收(8)支付(9)采购和支付周期审计目标的会计控制:1。确定已经发生的购买。采购支付业务内部控制系统可以从事前控制、过程控制和事后控制三个方面进行分析和设计 为了规范采购和支付行为,防止采购和支付过程中的错误和欺诈,确保企业采购能够在满足生产和销售的前提下设计采购和支付的内部控制体系,流程如下:1 .事先控制,1。第1(1)项内部控制缺陷:“当仓库采购的材料以书面形式提出申请,且采购的材料到达时,仓库保管员林、赖共同负责验收入库;期末存货由仓库保管。内容:1。职责和控制的分离 2.请购单控制 3.订货管理 4.验收控制 5.应付账款的控制 6.支付控制

采购支付周期内部控制分析

采购支付周期内部控制分析报告(1)需求计划和采购计划的编制采购从计划(或预算)开始,包括需求计划和采购计划。在业务实践中,需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划。在采购部根据需求计划对现有库存材料进行分类、汇总和平衡后,采购部将对采购计划进行统筹安排并遵守规定。

采购与付款业务内部控制制度包括哪些要点?

企业采购与付款内部控制的实践分析范文

摘要:本文以XK公司为研究对象,从岗位分工与授权、请购与审批、采购与验收、支付、监督检查等方面分析了采购与支付的内部控制。实际调查表明,岗位分工授权不明确,内部环境混乱。系统结构趋向于形式化。采购风险管理不规范;重复支付存在欺诈和监管不足等问题。为此,提出了相应的对策,希望能为提高企业采购与支付内部控制的有效性提供参考。

关键词:采购和支付;内部控制。授权和批准

0简介

对于企业来说,采购和支付是企业最基本的业务之一,也是最容易出错和欺诈的业务之一。根据《企业内部控制应用指引》,采购和支付可以定义为:采购材料(或接受劳务)和支付等相关活动。[1]

主要包括企业的原材料、存货、固定资产、工程材料和低值易耗品。由于采购支付业务的频繁发生,容易出现漏洞,也容易发生欺诈,有效的采购支付控制机制不仅可以降低企业的成本和采购风险,还可以保证生产经营的正常运行。因此,本文以XK服装公司为研究对象,分析企业实际采购和支付的内部控制现状。

1 XK公司有效采购和支付控制的现状

1.1工作分工和授权

人是企业经营活动中更加活跃的因素,企业员工的分工将直接影响到他们各自的职责和权限。[2]目前,XK公司的分工相对简单,主要是因为总经理的首席执行官控制着企业的重大问题和决策。下面有销售、财务、采购、仓储、生产和人事主管。在采购方面,有采购员,他们主要负责采购布料和生产用布料。在购买货物后,他们被移交给存储部门的统计人员。统计人员直接储存货物并签署验收表。买方拿着收据,直接要求收银员付款。根据XK公司员工的观察和访谈,虽然有会计岗位,但基本上没有进货记录,统计人员也不重视进货质量和数量的验收和统计。职位设置是无用的,员工在不找工作的情况下就能就位,造成人员浪费。组织结构如图1所示。

在授权方面,XK公司的基本情况是采购人员应向财务部相关人员提供“付款申请表”、发票、货物收据、收据证明等付款资料。相关会计部门收到付款申请单文件后,应检查原始文件是否符合规定,然后检查是否有相关授权人员的批准和签字,检查无误后准备付款凭证,交出纳审核后付款。付款完成后,出纳员还应在付款证书上盖章,以表明已经付款。

1.2申请和批准

由于采购支付业务是企业的基础业务之一,业务发生频繁,工作量大,管理漏洞频繁,容易欺诈。企业应该更加重视。[3]目前,XK公司采购支付风险评估体系存在诸多漏洞,在采购申请和审批方面存在诸多不足。首先,在编制需求和采购计划时,对各种面料的需求或采购计划不够合理。采购人员经常不根据实际需要安排采购,有时会随意超出计划采购,经常与公司生产部门计划采购的材料数量不协调,造成浪费。表1显示了生产部门计划购买和采购部门实际购买的各种织物的数量。

随着4月份气候变暖,生产部门也开始计划生产轻薄的服装,对雪纺和牛仔布材料的需求很大。但是,采购部没有按照生产部的需求采购布料,导致采购的布料数量与所需的布料数量不匹配,从而影响了公司的生产计划和公司的销售量。同时,不清楚采购部门的采购数量和采购价格是否超出预算,或者采购的材料是否超出预算授权程序。XK公司的授权审批程序如图2所示。

XK公司有一定的超预算和超预算审批权限的授权程序。在购买价格不超过10万元的情况下,买方可以直接购买。购买价格是否超出预算的定义相对宽松,买方拥有更大的权力。这种情况可能导致买方欺诈,但不要求购买数量是否超出预算。对于预算内的材料,买方将在采购主管批准后购买。对于预算外的材料,买方将在总经理批准后购买。但是,对于是否购买预算内的材料没有明确的规定,这是非常主观的。

1.3采购和验收

采购和验收过程主要是严格控制采购方法、供应商选择和验收程序等。其中,选择合适的供应品对公司降低采购成本、库存成本、保证采购材料质量具有重要意义。[4]

在XK一年的38份合同中,31%来自浙江,25%来自江苏,19%来自广东,14%来自河北,9%来自广西,2%来自天津。供应商的地理分布相对广泛,这增加了买方调查供应商的难度。调查的真实性经常受到影响,从而给公司带来很大的风险,而且运输的物流周期很长。这增加了材料在运输过程中损坏的风险。运输成本相对较高。出现问题时,现场解决能力差,反应时间长。此外,XK公司没有针对供应商定制的评价指标,在选择供应商时有很大的主观能动性。自主权主要掌握在高级管理层手中。它经常指定某些供应商为公司提供布料,采购部门直接实施采购。

1.4付款

支付是公司资金的直接流出。会计部门作为支付的执行者,需要严格检查采购支付业务。付款前,各种文件需经主要负责人认真审核和签字。付款后,应做好记录,并在相关文件上加盖“已付款”印章,以防重复付款。XK公司控制了支付过程,控制图如图3所示。

公司采购部根据采购合同、发票、材料入库单等文件进行付款。付款金额在5万元以下的,财务部根据采购预算、采购合同、采购发票、验收记录等资料签字认可。付款金额超过5万元的,出纳报总经理批准后办理付款手续。财务部的主要工作是在核实信息后处理付款相关事宜,付款时间也由其决定。这使得财务部对资金的支付有很大的控制权。资金的运行与企业的正常运行密切相关。如果过多的资金支付权掌握在某些人手中,可能会给企业的资金支付带来腐败问题。

1.5监督检查

根据图1,XK公司的规模不大。考虑到成本等因素,这类中小企业不得设立相关审计部门或审计委员会监督其相关业务。每年只有财务部接受高级管理人员的关键检查。因此,XK公司其他部门的监管相对薄弱。根据对公司的调查和采访,公司各部门之间没有相互监督。

2有效采购和支付控制的问题和原因

2.1公司经理对分工和授权不够重视。

由于缺乏现代企业管理理念,XK公司的管理层只关注企业短期目标利润的增长,而忽略了具体的分工以及采购授权等公司有效内部控制的构建,这将不利于企业的可持续发展。此外,由于公司员工的文化背景和工作方法不同,采购人员的专业素质也不均衡。因此,每个采购人员的工作热情也不同。表2显示了XK公司主要员工的学历。只有财务部的员工具有较高的学历。其他部门的学历通常是专业的,采购部门大多是高中。这经常导致上下级对分工的理解不同。经理们也在授权和批准方面蒙混过关。在购买布料和布料时,要求工作人员和质量检查员准确判断布料的外观质量并进行分级。但是,XK公司相关采购人员的培训机制不够完善,阻碍了原有学历较低的采购人员进一步提高业务水平。其次,公司在人力、物力、财力等方面对采购支付的有效控制和建设投入很少,发展停滞不前。

2.2系统构建趋向于形式化

XK是一个小公司,工作安排不完善,部门分工不明确,员工之间相互推卸责任、越权审批等问题,降低了工作效率和制度执行率。《企业内部控制基本标准》规定:“企业应当根据有关法律法规、本标准及其配套办法,制定企业内部控制制度并组织实施”。[6]但是,XK公司在采购和支付业务的控制活动中有少量的相关制度,这些制度不完善,趋于形式化,实际操作性差。特别是在采购审批系统中,公司没有制定紧急采购流程,导致买方在采购后以紧急为由提出申请,不符合生产部门的要求,采购不合适的面料,影响销售。此外,从需求和采购计划的编制到采购申请、供应商选择到最终付款审核,公司缺乏具体的风险评估机制,更容易产生漏洞,影响整个生产经营过程,造成更多损失。

2.3采购和验收过程中存在许多漏洞

一方面,为了节约劳动力成本,XK公司招聘的员工普遍学历和专业素质较低,采购人员和验收人员没有很好地履行职责。如果验收人员不能很好地履行自己的职责,很容易导致采购人员的欺诈,导致权力不清和欺诈。另一方面,企业也没有意识到有效内部控制制度的重要性。事先没有对采购和验收的潜在风险进行系统预测。这种判断主要基于管理者的主观意识,他们经常考虑在问题发生时如何处理。没有健全的监督机制来处理采购和支付环节中的问题。后来,没有经验教训来提高企业对有效内部控制制度的认识。

2.4支付链接控制不到位

在与供应商的结算方面,XK公司没有建立良好的支付会计制度,财务部和采购部的相关人员没有就支付结算进行定期沟通,导致重复支付和支付不及时的问题。在支付限额的审批方面,财务部有更大的支付权限和更大的主观随意性,在支付过程中会诉诸欺诈,特别是在小订单、采购不符合质量要求的材料、收取回扣和支付少量款项的情况下,容易造成财务损失,影响公司收入。

2.5监管力度不够

由于规模有限,XK公司没有设立审计部门。内部审计是对企业内部经济活动和管理体系的合理性、合规性和有效性的独立评价。从某种意义上说,XK公司是对其他有效控制的重新控制。[5]XK公司主要由公司治理机构监管,独立性不强。难以有效发挥其应有的监督作用。财务部和采购部只是根据各部门不完善的制度机械地实施工作,在实际过程中相互监督,从而发现内部控制的不足,监督工作没有得到很好的落实。此外,员工对内部控制制度的理解差异或故意舞弊,以及企业未能对内部控制制度进行检查和监督,也大大降低了监督的有效性。

3优化有效采购和支付控制的建议

3.1提高员工素质

XK公司的领导必须首先转变态度和观念,将优化公司内部控制环境提上日程。其中,最需要优化的是员工的专业素质和专业技能。公司必须注重培训采购人员掌握采购业务知识。公司必须将各种客户的材料需求与各种布料质量等原材料的识别能力区分开来,同时要求采购人员具备较强的市场把握能力。能够准确及时地收集相关的市场和供应商信息。公司可以定期组织培训,聘请专家进行指导,提高员工的专业素质。同时,公司还应建立岗位竞争、关键岗位轮换等制度,培养采购人员的竞争意识,减少采购人员的欺诈行为。

3.2改进采购和支付控制活动

XK公司没有一个完善的制度来规范其控制活动。简单的规章制度只是名义上的。然而,有效的控制系统和政策为控制活动提供了更好的实施标准和基础。因此,XK公司可以从不相容岗位分离、授权审批、预算等方面进行控制活动。首先,XK公司应明确各部门和岗位的职责和权限。建立采购与支付业务岗位责任制,确保采购与支付业务不相容岗位的分离、约束和监督。例如,材料采购人员不能同时负责会计记录。采购人员应与负责付款审批的人员分开。其次,应设立专门的采购中心,负责整个采购工作。采购中心的业务员必须有了解企业所需材料的人员,以防止因材料不合适而增加成本。采购人员应建立诚信档案,建立奖惩制度进行定期评价,并与晋升直接挂钩。此外,每次采购都不指派一个人,而且指派是随机和不确定的。形成相互监督机制。此外,明确采购支付业务的授权和审批流程,禁止未经授权的机构和人员办理采购支付业务。最后,根据XK公司的现状,可以在生产、采购和仓储部门进行预算控制。对于需要使用的材料,应先申请,然后分析其可行性和合理性。分析通过后,填写预算单,提交管理层和部门负责人审批,审批后方可采购。[7]

为了更合理地控制物资的采购,可以增加市场调研要素,根据季节和供求情况确定物资价格,并在采购前填写资金使用计划表进行审批。具体采购预算链接的具体流程如图4所示。

= = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = =

3.3加强内外系统监管

根据XK企业采购支付业务的监管活动,主要包括内部监管和外部监管两部分。XK的外部监督以顾客对产品质量和服务条件的反馈为外部监督的标准。其次,定期聘请注册会计师等外部人员评估公司内部采购和支付有效控制的实施情况。同时,对相关风险点、程序和制度提出改进建议。对于内部监督,XK公司可以设立审计部门,定期或不定期地监督采购和支付业务流程。在不同环节采用不同的监督方式:①对于布匹供应商的选择,应监督采购部门选择的供应商是否有资质认证,并审批投标程序。②在确定服装价格时,要判断确定价格的依据是否充分,并合理监督评标、谈判和询价人员的构成。(3)在合同签订的监督中,必须监督合同审批过程是否合规,内容是否合法,相关文件资料是否齐全。(4)在验收过程中,对验收人员进行监督检查很重要。其次,这取决于材料是否按照规定的程序办理了入库手续,其数量和规格是否与规定的样品一致。⑤在支付方面,应监督相关单据是否真实可靠,严格检查采购资金的挪用情况,检查支付程序是否合规,是否得到相应授权人员的批准等。[8]

参考:

[1]中华人民共和国财政部等。《企业内部控制应用指引》第7号《采购业务》,中国财政经济出版社,2010年。

[2]彭庆红。在项目管理中避免采购风险和控制采购成本[。采购和供应管理,2010年(1):54-55。

[3]任晓静。《采购与支付内部控制中的问题》,[。《合作经济与技术》,2011年(12期):98-99页。

[4]张庆龙,聂兴凯。《企业内部控制的构建与评价》,[。北京:经济科学出版社,2011:151-160。

[5]陈策。采购周期内部控制的要点[。2010年月度会计(11):28-30。

[6]中华人民共和国财政部等。《2010年企业内部控制标准[》。中国金融经济出版社,2010。

[7]田于斯。[烟草工业公司采购与支付内部控制优化研究。湖南大学,2012。

[8]秦始皇。[JW集团采购支付周期内部控制研究。天津商学院,2013。

[9]王平。《采购与支付内部控制中的问题及对策》,[。会计之友,2013:114-115。